Nota Editorial Entrevista
con Diana Ramos
Como cada inicio de año, entre los primeros 60 días, se lleva a cabo uno de los requerimientos legales más importantes para las empresas, la Auditoría PLD Anual. Esta Auditoría se encarga de revisar todos los controles, procesos, expedientes y requerimientos legales que se debieron cumplir durante todo el año, estén en tiempo y forma.
No obstante, una duda muy frecuente respecto a esta actividad es, ¿cómo nos podemos preparar adecuadamente para una auditoría? Si bien es cierto, que solo escuchar la palabra Auditoría hace que los nervios resalten, ¿cómo podemos obtener una efectiva auditoría?
Primeramente, y como recomendación de Diana Ramos, Compliance Officer en Daimler Financial Services México, es hacer a un lado el tabú de que las Auditorías solo son revisiones y rendiciones de cuentas que sirven para sacar al sol todo lo malo que se ha hecho en la empresa durante el año, sino más bien, tomarlo como un requerimiento en donde puedes exponer y demostrar que todo lo que se ha trabajado durante el año se ha realizado correctamente.
La mejor manera de prepararse para una Auditoría, dependiendo de qué se vaya a revisar, es comunicar a las áreas correspondientes que se llevará a cabo, para que las áreas preparen a sus equipos, espacios y materiales que demuestran todo lo que hicieron en el año, y así presentarlos y compartirlos con los auditores y no tener complicaciones.
Aunado a esto, Diana comparte que existen dos elementos esenciales. En primer lugar, el orden, el cual se debe ir trabajando a lo largo del año. Seguramente, si es la primera vez que participas en una auditoría, será la cosa más complicada del mundo, debido a la falta de experiencia en esa dinámica, y más cuando durante todo ese tiempo no se llevó una adecuada organización de documentos que se presentan en la Auditoría. Sin embargo, al ya ser la segunda, tercera o quinta vez participando en una Auditoría debería ser más sencillo; ya que conoces los documentos y requisitos que se solicitaran en esos 60 días.
Y en segundo lugar, como ya se mencionó anteriormente, la comunicación entre las áreas es fundamental, puesto que es un tema que debe interesar a todo el personal de la entidad, y donde todos deben apoyar activamente. El Oficial de Cumplimiento no solo es la persona encargada de presentar los reportes y dar la cara a la autoridad, sino que también es la persona que hace consciente a todas las áreas de la importancia de la Auditoría para que, cuando como Oficial de Cumplimiento les hagas llegar el requerimiento de información, sea más sencillo que se le haga llegar sin atrasos o equivocaciones. Asimismo, son de gran ayuda las capacitaciones a lo largo del año y las lecciones aprendidas de ocasiones anteriores para poder conseguir una buena Auditoría.
Por otro lado, un tema importante, y que no solo involucra a la empresa auditada, es acerca de la empresa encargada de llevar a cabo esta revisión, ¿qué pasa si el auditor no realiza correctamente la auditoría?
Como en todo, existen diferentes niveles de servicio, en esta materia hay una gama de auditores, unos más caros que otros, sin embargo, el precio tampoco es un factor estelar que determina su capacidad técnica ni su calidad para el trabajo, menciona Diana Ramos.
Claro, siempre habrá quien diga que apoyarán a la empresa para que todo salga limpio y en orden conforme a lo que se debe entregar, pero, ¿eso es lo que realmente se necesita en una auditoría? Todo depende de los intereses de las empresas, sin embargo, es importante ponerse a pensar en lo que realmente necesita, alguien que ayude a que todo se vea correcto o alguien que ayude a detectar dónde hay carencias o en dónde están fallando los procesos para que se pueda reforzar para un futuro.
El Auditor más que verlo como capataz, es importante verlo como ese apoyo que va a detectar en dónde hay un área de oportunidad y así poderla corregir asertivamente en las áreas correspondientes.
“No veamos a la auditoría como este ser sancionador, represor, castigador, y más bien, como una oportunidad para mejorar nuestros procesos y la calidad de nuestra información”.
Es importante recalcar que, la autoridad no busca ir a cerrar las empresas ni a las entidades, sino lo que busca es que todos tengan mejores procesos, y una Auditoría es la única forma de hacerlo. Es decir, que las observaciones y recomendaciones que da un informe en Auditoría PLD, solo indica dónde se está fallando y dónde falta mejorar o cambiar para que en un futuro la autoridad no los sancione.
Una vez terminado el informe, el auditor debe cumplir con su obligación de indicar dónde están las dolencias, y como empresa, hacer un plan de acción que se trabaje a lo largo del año para tener un mejor programa de cumplimiento y no repetir los errores en la próxima revisión. No solo se trata de hacer la auditoría, mandar el informe a la autoridad y esperar de brazos cruzados la siguiente. Debe haber un compromiso de la entidad para cumplir con cada uno de esos puntos, no importa el número de observaciones, pero sí trabajar sobre ellos con el mismo valor de importancia.
Se debe comunicar el resultado con las personas implicadas en la entidad, así como involucrarlas nuevamente en el proceso de mejoramiento para que los colaboradores lo tengan presente y trabajen en ello en un futuro. Se distribuyen las tareas a tratar junto con el Auditor, se marcan ciertas fechas junto con las áreas para entregarle las observaciones y recomendaciones marcadas durante la Auditoría ya corregidas, y finalmente, en la siguiente revisión obtener un mejor resultado.
“Apoyate en todos los que necesites, pero apoyate y genera un cambio.
Que tu Auditoría tenga un valor para generar un cambio y seas una mejor entidad”.
Paola Castro
Editora de Contenido, Medios de Comunicación Digital y Educación en TMSourcing.