Por Jeaneth Ayala Jacobsen
A partir de que fue publicada la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI) en el año 2012, muchos empresarios mexicanos con Actividades Vulnerables se han visto en la necesidad de ajustar sus equipos de trabajo y procesos internos para dar cumplimiento a las nuevas obligaciones antilavado en México. Lo que para muchos ha significado un aumento en las responsabilidades diarias, otros han encontrado solución práctica mediante la contratación de software especializado diseñado a la medida para cumplir con la administración de responsabilidades antilavado.
En México, un buen asesor especializado en PLD debe dar a los sujetos obligados la certeza del cumplimiento de las obligaciones; una carga de tareas precisas que encuentra un apoyo ideal en las tecnologías de información (TI). Si bien, existe una oferta de software especializado que ofrece soluciones en las obligaciones existentes de Prevención de Lavado de Dinero, la decisión entre uno u otro requiere de atención por parte de la empresa para elegir correctamente.
La realidad es que esta decisión puede representar un dolor de cabeza a las empresas con Actividades Vulnerables. A la vez de que existe un reconocimiento de la obligación de cumplimiento de la norma, coexiste con la realidad de un negocio que tiene sus propias particularidades operativas y planes que vienen aparejados con retos particulares.
Porque no es exagerado afirmar que reunir la información y documentación que forman el Expediente Único de los clientes y de la operación es un procedimiento complejo; una actividad obligatoria que se suma a la propia operación del negocio. Esta es una situación real para los empresarios, por lo que la solución que elijan debe ser práctica en su implementación. Como he comentado en varias ocasiones, hay que cuidar cuando la ley se enfrenta con la realidad; en ese sentido, las tecnologías de información (TI) deben ser nuestras herramientas aliadas.
Cada software diseñado para Actividades Vulnerables tiene su propio sistema de herramientas digitales que sirve a las empresas que, presionadas por la obligación de cumplimiento, buscan evitar fallas en los procesos administrativos antilavado o presentación de avisos a destiempo que podrían derivar en multas por parte del Servicio de Administración Tributaria, y por ende, acechar su patrimonio. Debido a esto, la contratación de un software especializado se ha vuelto un aliado importantísimo para cumplir con los trámites requeridos en una sola herramienta.
Elegir entre una u otra de las tecnologías antilavado dependerá, en buena medida, de la comprensión que se tenga de las obligaciones estipuladas por la LFPIORPI y el nivel de actualización que tenga la herramienta de acuerdo a las leyes vigentes. Por ejemplo, una de las obligaciones impuestas por norma es que el sujeto obligado debe llevar a cabo una búsqueda en listas bloqueadas de cada uno de sus clientes. Esto significa que debe verificar que cada uno de sus clientes no sea parte de listas negras oficiales a nivel nacional e internacional. Este tipo de búsquedas pueden hacerse directamente en las páginas del organismo que custodian las listas o, mejor aún, realizarse mediante una búsqueda concentrada dentro de aquella plataforma que ofrezca este atributo.
Otro punto pertinente de análisis es la satisfacción en la experiencia de usuario, también conocida como UX o User Experience en el momento de implementar y usar el asistente virtual. Por ejemplo, a la hora de la integración del expediente único del usuario, la norma establece, según el tipo de persona jurídica, el requisito de reunir datos específicos y documentos obligatorios que respondan a los Anexos de las Reglas de Carácter General de la LFPIORPI. Cada expediente debe contar, obligatoriamente, con toda la información y documentación solicitada y actualizada; tanto del cliente, como del representante legal y del beneficiario final.
Esta es una labor que requiere de tiempo y atención al detalle, por lo que si la herramienta elegida tiene carga automática de información partiendo del RFC y de las facturas, entonces se eliminan errores de captura, procesos dobles y se previenen multas en visitas de verificación del SAT.
De igual manera, la experiencia de usuario en la realización de cálculos para el cumplimiento de avisos debe ser considerada como preponderante. Esta obligación, sin duda, una de las más importantes de la ley y reglamento antilavado mexicano, requiere que los sujetos obligados se mantengan activos en el envío de avisos a las autoridades federales para que éstas puedan dar seguimiento de los casos dudosos de recursos de procedencia ilícita. Existen cuatro tipos de avisos: el aviso mensual, el aviso acumulado, el informe sin operaciones y los avisos de 24 horas. Todos deben ser enviados en tiempo y forma según marcan las reglas jurídicas vigentes. Hay que cuidar que el asistente virtual anti lavado cuente con la herramienta para el envío de cada uno de los tipos de aviso.
Si bien, los avisos deben enviarse a través de la plataforma oficial del Servicio de Administración Tributaria (SAT) (https://sppld.sat.gob.mx). Lo cierto es que la necesidad de subir un documento Excel por cada operación, considerando que la suma puede ser elevada a partir del número de movimientos de la empresa, supone una carga de trabajo extra, por esta razón, es importante elegir un software que cuente con el servicio de envío de avisos masivos para que se presente un solo aviso por mes que contenga todas las operaciones avisables. Esto reduce el margen de error por tecleo y el tiempo invertido.
Adicional a todo lo anterior, es importante que la herramienta digital cuente con la capacidad de respuesta para una eventual auditoría por parte de las autoridades. Tal como lo establece la LFPIORPI, todo sujeto obligado debe contar con la documentación accesible y lista para atender revisiones por parte del SAT. Además de que, cada Sujeto Obligado con Actividad Vulnerable debe resguardar por un periodo de cinco años toda la información recopilada de operaciones y de sus clientes o usuarios, y estar a disposición de la autoridad supervisora en el momento en que lo solicite a través de un requerimiento o de una visita de verificación. Para responder esta necesidad, tu asistente virtual debe contar con un módulo especial de atención de auditorías con la capacidad de resolver las visitas de verificación en minutos.
Debido al carácter de esta obligación, la mejor herramienta digital será aquella que pueda ofrecer un mayor grado de certidumbre a la hora del cumplimiento de las obligaciones, lo cual se palpa por el orden de los datos de cada expediente y mayor facilidad de acceso para el envío de los mismos. Otro atributo que solo se ha encontrado en una plataforma digital, es la integración de un módulo dedicado a la interacción entre el área de ventas y área operativo de la empresa con el equipo de cumplimiento y el responsable encargado del mismo. Estos son algunos ejemplos prácticos que te pueden ayudar a elegir la herramienta digital de Prevención de Lavado de Dinero que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Tanto por ser una obligación marcada en la ley, como para evitar las onerosas multas derivadas de la falta de su cumplimiento.
La contratación de estas herramientas significa un considerable ahorro en tiempo y dinero que bien justifican su valor, y lo más importante,crear una cultura de cumplimiento antilavado, desde el vendedor hasta el puesto directivo en la empresa, y que el equipo cuente con el apoyo en tecnología antilavado para que puedan continuar operando dentro del marco de la ley mexicana.
Jeaneth Ayala Jacobsen
Licenciada en Derecho. Contadora Pública, especialista certificada en Prevención en Lavado de Dinero y Actividades Vulnerables. Asesor del Software ALDDA Antilavado de dinero asistente.