Por Stephanie Haro
Ecuador
Hoy en día, se ha incrementado el número de organizaciones que requieren contar con un oficial de cumplimiento. Asimismo, muchos profesionales han demostrado un gran interés por trabajar en esta área.
Uno de los errores es pensar que un Oficial de Cumplimiento se encuentra solo para enviar los reportes mensuales exigidos por las Unidades de Inteligencia Financiera (UIF). De hecho, enviar reportes es apenas una de las funciones de un oficial.
Entonces…¿Qué es lo que hace un oficial de cumplimiento?
Pues este profesional es el encargado de implementar, gestionar y velar por el adecuado funcionamiento del programa o sistema de prevención de riesgos de lavado de activos y financiamiento de delitos en la organización.
Por lo tanto, para designar un Oficial de Cumplimiento se deberá valorar en primer lugar que sea una persona que haya demostrado integridad, moral y ética; pues debe ser un referente en la organización. Debe cumplir con ciertos requisitos técnicos de experiencia y título conforme señalen las normativas de acuerdo al sector en el que se encuentre. Asimismo, encontrarse preparado para asumir este rol desafiante pero apasionante. Para ello, no es recomendable conformarse con lo mínimo, si quiere triunfar y destacar en su profesión es importante entrenarse en las siguientes habilidades:
- Conocer sobre metodologías de administración de riesgos
¿Significa que debo seguir otra carrera para aprender sobre riesgos? No necesariamente; sin embargo, hoy en día un oficial de cumplimiento debe conocer lo esencial sobre la administración de riesgos.
Independientemente del país o del sector en el que nos encontremos, las normativas reflejan que es un requisito indispensable aplicar las etapas de administración de riesgos.
El enfoque basado en riesgos en una organización, implica dar la prioridad de atención a los riesgos altos y críticos; es decir, los esfuerzos de designación de recursos físicos, económicos y de otro tipo deberán asignarse en primer lugar para reducir estos riesgos.
Entonces, un Oficial de Cumplimiento debe conocer lo suficiente sobre administración de riesgos para liderar la aplicación en su organización. Contar con estándares referenciales como la ISO 31000 o el estándar australiano AS/NZ 4360 que suelen ser óptimos para una aplicación normativa adecuada.
2. Conocer sobre nuevas tecnologías
Debemos tener presente que las nuevas tecnologías no deberían considerarse como opción para reemplazar a las personas. Por el contrato, deberían considerarse como una herramienta de apoyo que le permite al Oficial reducir errores operativos, optimizar tiempos y esfuerzos.
Tenemos por ejemplo, la aplicación del big data que le permite a una organización aprovechar su información para poder predecir y tomar decisiones más acertadas. Por otro lado, la inteligencia artificial le puede proveer varios beneficios como detección de señales de alerta y operaciones sospechosas en tiempo real.
Contar con sistemas tecnológicos de apoyo para el Oficial de Cumplimiento siempre será la mejor opción que un trabajo manual. En sectores como el sistema financiero, más que opción, es una necesidad por la cantidad de transacciones que manejan.
Si bien, el enfoque no se centra en entender el 100% de los criterios técnicos de las nuevas tecnologías, pero sí debería tener al menos un conocimiento esencial sobre la lógica de los resultados que está obteniendo, incluso para poder alertar si existe alguna falencia en el sistema.
3. Capacidad de comunicación y persuasión
Un Oficial de Cumplimiento debe estar en constante comunicación tanto con la alta gerencia, así como con los demás miembros de la organización.
La alta gerencia debe ser capaz de comunicarle de forma ejecutiva sobre el funcionamiento estratégico del programa de prevención de la organización. Debe saber transmitirle la importancia del mismo, los planes de acción de mejora, así como las consecuencias de no cumplir con la cultura de cumplimiento.
A los demás miembros de la organización, debe transmitirles el por qué de la cultura de cumplimiento, debe saber extenderles sobre la detección de señales de alerta y mostrar apertura para sus dudas.
Debe ser capaz de generar confianza a todos los miembros y convertirse en un canal bilateral, al que puedan acudir sin miedo.
Al hablar de persuasión, no estamos hablando de una manipulación negativa; por el contrario se busca la concientización de quienes conforman la organización para lograr el apoyo de todos sus miembros y contar con un sistema de prevención fuerte.
4. Habilidad para la lectura y escritura
Si queremos ser Oficiales de Cumplimiento, ¡nos debe gustar leer! Se debe desarrollar esta habilidad, pues un Oficial no puede estar desactualizado ni omitir criterios mínimos normativos.
Y ¿qué se debe leer?
Las normativas; guías de los organismos relacionados como GAFI, GAFILAT, de las Unidades de Inteligencia Financiera( UIF), noticias, tendencias en nuevas tipologías y otros documentos relevantes para su gestión.
Cuando existan reformas nacionales e internacionales el Oficial debe ser el primero en revisarlas, analizarlas y poner en conocimiento de la alta gerencia los impactos en la organización.
Se debe aprender a redactar, de forma ejecutiva pero completa. La gestión del oficial debe verse reflejada en informes y reportes, no para llenarse de trabajo operativo, más bien, como evidencia de su esforzada gestión que le permite además aportar información de valor para la toma de decisiones.
Un Oficial de Cumplimiento debería convertirse en un eterno aprendiz, con una cultura de educación continua.
5. Delegación y organización del tiempo
Actualmente existe mucha información relacionada con la productividad que podemos aplicarla desde cualquier ámbito. Un Oficial de Cumplimiento por lo general tiene una carga de trabajo importante, que deberá gestionar con inteligencia. También debe buscar apoyo en los demás miembros de la organización, no cargarse el trabajo con temas operativos. Para eso debe contar con procedimientos apropiados aprobados por la alta gerencia.
Veamos algunos ejemplos:
Para el levantamiento de riesgos debería involucrar de forma activa a las demás áreas, inculcarles la responsabilidad de los planes de tratamiento cuando corresponda.
En la debida diligencia, quien se encuentra como el front del cliente debe estar lo suficientemente capacitado para evitar reprocesos por errores y para ser un filtro oportuno para el oficial. Si se necesita información de otras áreas con una comunicación oportuna, se les puede requerir exactamente qué se necesita y cómo debe ser enviado.
Para esas funciones que son propias de un Oficial, se debe recordar la aplicación del enfoque basado en riesgos para prevenir esfuerzos innecesarios.
Stephanie Haro Rojas
Consultora nacional e internacional, con experiencia en gestión de riesgos desde el 2009. Especialista en Prevención de Lavado de Activos certificada por ACAMS y capacitadora avalada por el Ministerio de Trabajo del Ecuador. Implementadora del sistema de prevención en todos los sectores. MBA.