Por Ana Karen Huerta
Actualmente el cumplimiento en materia de Prevención de Lavado de Dinero (PLD) en México se ha convertido en una normatividad con cierto nivel de compromiso, ya que las empresas que han decidido implementar procesos, tuvieron que documentar sus políticas y procedimientos para llevar a cabo sus obligaciones tal y como lo establece la autoridad.
Esto debido a que en el artículo 37 de las Reglas de Carácter General (RCG) se menciona que quienes realicen Actividades Vulnerables, a los noventa días naturales del alta y registro, deberán contar con un documento en el que desarrollen sus lineamientos de identificación de Clientes y Usuarios, así como los criterios, medidas y procedimientos internos. Además de considerar otros conceptos como aplicar medidas simplificadas para los Clientes o Usuarios considerados como de bajo Riesgo, integrar expedientes de Identificación y contemplar el Intercambio de información para Actividades Vulnerables que formen parte de un Grupo Empresarial.
Por ende, el tema de realizar un manual de Políticas y Procedimientos en materia de PLD es de suma importancia porque este documento tiene como objetivo describir los procesos que se van a utilizar como referencia para llevar a cabo el cumplimiento en las empresas, por ello si lo analizamos como una “Guía de PLD” es una forma más sencilla de poder realizarlo e implementarlo porque de nada serviría tener un muy buen manual si no se le da el uso para el que se creó.
Por esta razón cabe mencionar algunos puntos clave que ayudan en la elaboración del manual, pues desde el principio se pueden considerar para tener mejores resultados.
1.- El Acto u Operación es un punto que todas las Actividades Vulnerables deben de mencionar en su manual porque es el que determina el momento de presentar avisos ante la autoridad y debe de analizarse para cada una de las 17 actividades, ya que todas las aquellas tienen sus propios momentos dentro de la normatividad para considerarlo.
Como ejemplo estaría el acto u operación de la fracción IV del ofrecimiento habitual o profesional de operaciones de mutuo, de garantía, de otorgamiento de préstamos o créditos, con o sin garantía, por parte de sujetos distintos a las Entidades Financieras que menciona:
- Se tendrá por realizado el acto u operación, para efectos del artículo 17, fracción IV, de la Ley, cuando se lleve a cabo la suscripción del contrato, instrumento o título de crédito correspondiente.
- El acto u operación materia de Aviso será la entrega de recursos o firma de pagaré.
En conclusión, en un manual para la fracción IV se menciona que el momento que determinará enviar un aviso a la autoridad será hasta la entrega de recursos o se tenga la firma del pagaré.
2.- Las Obligaciones tiene que ser un capítulo donde se mencione dentro del manual cada uno de los puntos que deben cumplir las actividades vulnerables como: sus importes de los umbrales de identificación, aviso, restricción de efectivo, acumulación o si tiene alguna facilidad administrativa para describir las que son aplicables para cada una, ya que las actividades vulnerables pueden llegar a tener consideraciones diferentes. Además, mencionar las obligaciones generales como realizar su alta y registro, contar con un representante de cumplimiento, periodos, fechas de entrega, etc.
3.- Los tipos de Clientes y/o Usuarios se deberán de clasificar por tipo de persona jurídica para determinar cuál será la información y documentación que se le solicitará de acuerdo con los anexos de las RCG, además de agregar un análisis de riesgos para determinar un nivel de cada uno dependiendo las operaciones que se consideren para cada situación.
4.- También las Áreas Responsables deben tener un propio análisis ya que en esta parte se debe de considerar un organigrama con los puestos o áreas que van a estar dentro del cumplimiento en materia de PLD, para poder determinar sus funciones, responsabilidades y el nivel de defensa que están teniendo durante los procesos de operación con los clientes.
5.- Las Políticas deben ser contempladas conforme a los procesos de operación que se tienen en las empresas, debido a que las políticas deben ayudar a crear criterios que establezcan la forma de llevar a cabo el cumplimiento en materia, por si tienen diferentes áreas cada una conozca qué y cómo se deben de hacer los procesos en materia de PLD.
6.- Contar con Formatos Internos ayudan a mejorar los procesos a realizar ya que se recomienda tener formatos donde se mencionan los requisitos tanto de información y documentación que se debe solicitar a los clientes y/o usuarios, estos pueden crearse durante la elaboración del manual o si ya cuentan con algunos colocarlos como anexos al documento.
7.- Por último, la forma de Implementación una vez que se termina la elaboración del manual de PLD se debe de proceder a la entrega a los directivos o áreas responsables de la línea de defensa más alta para confirmar y verificar que los puntos colocados en el documento hacen sentido a la operación, además de realizar una explicación o presentación a cada una de las áreas para atender las dudas que pudieran surgir y que todos conozcan los procedimientos que se deben llevar a cabo tal y como se describe en el manual.
Finalmente, aunque elaborar un manual de PLD debería de contemplar los puntos que nos dice la autoridad, no para todas las Actividades Vulnerables suele ser sencillo porque se debe tomar en cuenta la actividad, operación y tamaño de las empresas para realizar un manual que resulte ser práctico, ya que cada una debe de implementar sus propias políticas, criterios y términos que les apliquen.
A parte para las Actividades Vulnerables actualmente no se cuenta con algún formato base o guía que ayude a determinar qué puntos o estructura debe de considerar este documento por parte de la autoridad, sin embargo para las entidades financieras si existe un formato ejemplificativo que contempla la mayoría de los puntos que nos solicita la normatividad en materia de PLD compartido por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), por lo que podría ser un apoyo de cómo se han realizado manuales en las entidades financieras que ya tienen más tiempo cumpliendo en la materia.
En conclusión, es por todo lo anterior que el cumplimiento en materia de PLD para las Actividades Vulnerables es un cumplimiento que se ha ido formando poco a poco de una forma positiva para las empresas, ya que ha sido una nueva parte que se ha implementado a los procesos y obligaciones que puede que algunos ya hacían, pero ahora lo están implementando de una forma más documentada y controlada.
Ana Karen Huerta Galaviz
Contadora Pública con amplia experiencia en contabilidad general, fiscal, nóminas y tesorería. Actualmente ejerce como especialista en materia de Prevención de Lavado de Dinero.