Por Katia Corona García
En el cumplimiento de la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita, es indispensable analizar el entorno integral en que se desarrollan las Actividades Vulnerables por parte de los sujetos obligados, cobrando relevancia en ese sentido, el contar con un adecuado soporte de dichos actos.
En la labor cotidiana de los oficiales de cumplimiento y de los sujetos obligados, es común encontrar que los esfuerzos de cumplimiento a la citada ley, van dirigidos a cuestiones generales como lo es; la identificación puntual de sus clientes o usuarios, la conformación de sus expedientes únicos de identificación, la observancia a las obligaciones de acumulación de actos, de conservación y confidencialidad de la información, de observar la restricción de uso del efectivo y quizá la más importante, cumplir con la oportuna presentación de los avisos o informes de sus actos.
No obstante, lo anterior, cuando analizamos la forma y términos en que son dictaminados sus actos vulnerables, generalmente se omite poner especial cuidado, en confrontar si los datos e información incorporados en el llenado de sus avisos de actos vulnerables, coinciden efectivamente con la totalidad de los datos, información y documentos que se conservan como soporte de sus actos, o incluso, con alguna otra información o declaración de carácter fiscal o legal que se encuentra directamente relacionada con los mismos.
En ese sentido, ¿qué podemos entender por soporte de los actos vulnerables? Para ello, nos remitimos a lo señalado por el Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica (GAFILAT) en donde en la Recomendación 11 que a continuación se transcribe, nos permite concluir que se refiere a cualquier registro o copias de documentos que sea suficiente para permitir la reconstrucción de los actos en lo individual, de tal manera que ofrezcan evidencia en caso de ser necesario para llevar a cabo alguna investigación o proceso legal.
“R11. Mantenimiento de registros Debe exigirse a las instituciones financieras que mantengan, por un período de al menos cinco años, todos los registros necesarios sobre las transacciones, tanto locales como internacionales, para que éstas puedan cumplir con rapidez con las peticiones de información solicitadas por las autoridades competentes. Estos registros tienen que ser suficientes para permitir la reconstrucción de transacciones individuales (incluyendo los montos y tipos de moneda involucrada, de haber alguna) de manera tal que se ofrezca evidencia, de ser necesario, para el procesamiento de una actividad criminal.
Debe exigirse a las instituciones financieras que conserven todos los registros obtenidos a través de medidas de DDC (ej.: copias o registros de documentos oficiales de identificación como pasaportes, tarjetas de identidad, licencias de conducción o documentos similares), expedientes de cuentas y correspondencia comercial, incluyendo los resultados de los análisis que se hayan realizado (ej.: investigaciones preliminares para establecer los antecedentes y el propósito de transacciones complejas, inusualmente grandes), por un período de al menos cinco años luego de terminada la relación comercial o después de la fecha de efectuada la transacción ocasional. Debe exigirse a las instituciones financieras, por ley, que mantengan los registros sobre las transacciones y la información obtenida mediante las medidas de DDC”.
Ahora bien, en concordancia con dicho mandato internacional, en nuestra legislación nacional, se establece de manera concreta la obligación impuesta a los sujetos obligados de conservar la información y documentación que sirva de soporte de la actividad vulnerable por un periodo de 5 años.
Artículo 18. Quienes realicen las Actividades Vulnerables a que se refiere el artículo anterior tendrán las obligaciones siguientes:
- Custodiar, proteger, resguardar y evitar la destrucción u ocultamiento de la información y documentación que sirva de soporte a la Actividad Vulnerable, así como la que identifique a sus clientes o usuarios.
La información y documentación a que se refiere el párrafo anterior deberá conservarse de manera física o electrónica, por un plazo de cinco años contado a partir de la fecha de la realización de la Actividad Vulnerable, salvo que las leyes de la materia de las entidades federativas establezcan un plazo diferente; V. Brindar las facilidades necesarias para que se lleven a cabo las visitas de verificación en los términos de esta Ley.
Uniendo tales disposiciones legales, podemos afirmar que cualquier dato o información que sea necesario para reconstruir el acto vulnerable deberá formar parte del soporte del acto vulnerable (contratos, formas de pago, facturas, recibos de pago, declaraciones fiscales, documentos registrales, propuestas, escrituras públicas etc.) y en el mismo sentido, el llenado de los avisos siempre se sustentará en el contenido arrojado del soporte del acto vulnerable, pues tal y como nos señala la ley, los avisos de actos vulnerables por sí solos no tienen valor probatorio pleno.
Artículo 42. Los Avisos que se presenten en términos de esta Ley en ningún caso tendrán, por sí mismos, valor probatorio pleno.
En ningún caso el Ministerio Público de la Federación podrá sostener su investigación exclusivamente en los Avisos a que se refiere la presente Ley, por lo que la misma estará sustentada en las pruebas que acrediten el acto u operación objeto de los Avisos.
Por tal motivo, nuestro legislador facultó a las autoridades competentes en la materia para requerir de los sujetos obligados, la información y documentación que sirva de soporte a la actividad vulnerable, y en concreto, aquella documentación e información que se relacione con el soporte de sus avisos.
Artículo 25. La Secretaría podrá requerir por escrito o durante las visitas de verificación, la documentación e información soporte de los Avisos que esté relacionada con los mismos.
Del mismo modo, la trascendencia de conservar un adecuado soporte del acto vulnerable y la importancia de efectivamente llenar el contenido de los avisos de sus actos, con la información y documentación que se desprenda de dicho soporte, queda en evidencia cuando el legislador advierte que se considerará un delito a quien proporcione de manera dolosa a quienes deban dar los avisos, información, documentación falsa, ilegible, o bien, a quien de manera dolosa, modifique o altere la información y documentación que se incorpora a los avisos presentados.
Artículo 62. Se sancionará con prisión de dos a ocho años y con quinientos a dos mil días multa conforme al Código Penal Federal, a quien:
- Proporcione de manera dolosa a quienes deban dar Avisos, información, documentación, datos o imágenes que sean falsos, o sean completamente ilegibles, para ser incorporados en aquellos que deban presentarse;
- De manera dolosa, modifique o altere información, documentación, datos o imágenes destinados a ser incorporados a los Avisos, o incorporados en avisos presentados.
Particularmente, en las Actividades Vulnerables No Financieras regidas por dicha ley, es indispensable que al momento de dar los avisos de actos vulnerables, ello se realice, teniendo en primer lugar toda la información y documentación necesaria que sustente la información que le vamos a brindar a la autoridad al momento de la presentación de dichos avisos (fechas de operación, montos de liquidación, tipo de actos, formas e instrumentos de pago, moneda o divisas, partes de la operación, existencia de dueños beneficiarios, entre otros).
No es novedad, que para estar en aptitud de cumplir con los plazos establecidos en la ley para la presentación de avisos y con el ánimo de evitar ser sancionados con cuantiosas multas por incurrir en infracciones a la ley, los sujetos obligados emiten sus avisos, sin corroborar de manera simultánea que el contenido de lo señalado en los mismos, corresponde con la totalidad de la documentación e información con la que se cuenta, inclusive, en ocasiones solo se tiene información o documentación parcial del acto, dejando para después la elaboración o conformación del multicitado soporte del acto, lo cual como ya fue señalado puede ser motivo de la comisión de un delito, si la autoridad considera actualizada dicha figura.
Katia Corona García
Socia en CBL Abogados SC. Licenciada en Derecho, Máster en Gestión de Riesgos y Oficial Certificado en Actividades Vulnerables, con la experiencia de litigio fiscal, en materia de sanciones impuestas en materia de PLD, seguimiento y desahogo de visitas de verificación y/o requerimientos para actividades vulnerables no financieras, elaboración de consultas y capacitación para el correcto cumplimiento de la ley, así como en temas de gestión de riesgos.