Por Ana Karen Huerta Galaviz
En la actualidad un tema muy común con el paso de los años han sido los procesos para la identificación de cualquier persona considerada cliente o usuario, pues donde es un hábito realizar estos procesos en que la información se entrega en orden y completa es principalmente en las instituciones financieras como, por ejemplo; en los bancos para aperturas de cuentas, aseguradoras para el registro, en las afores para el alta, entre otras.
Sin embargo, conforme la tecnología ha ido avanzando esto ha ayudado a mejorar muchos de estos procesos de identificación porque en algunos otros tipos de empresas utilizan medios tecnológicos para hacer este reconocimiento de forma más fácil, rápida y precisa. En estos casos los procesos que son realizados por medio de la tecnología podrían ser en las empresas que realizan sus actividades por medio de aplicaciones o sitios web, puesto que se ha visto que hay registros que, para crear un usuario en sus plataformas aparte de llenar formularios con información, también agregan documentos, tomar fotografías o en su caso hacer reconocimientos faciales. Todo esto podemos contemplarlo como una parte muy importante en las empresas puesto que el proceso de la identificación del cliente y/o usuario es el primer paso para iniciar una relación de negocios con alguna persona y, por lo tanto, se debe tener certeza de que conocemos con quien se estará trabajando. Adicionalmente, se agrega un punto más en esta identificación, que es el cumplimiento en materia de Prevención de Lavado de Dinero (PLD) porque hay empresas que están obligadas a tener integrados expedientes de identificación de sus clientes.
Por tal razón las empresas que deben cumplir con esta identificación de los clientes y/o usuarios se mencionan en las 16 Actividades Vulnerables que se encuentran tipificadas dentro del artículo 17 de la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones de Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI), donde se mencionan giros comerciales como los siguientes:
Estas actividades son consideradas más vulnerables que otras al ser utilizadas como conducto por un tercero para procesar recursos provenientes de manera ilícita. Estas principalmente deben tener incluido dentro de sus procesos el realizar esta identificación e integrar en sus expedientes tal y como lo solicita la autoridad.
Esta obligación se puede confirmar dentro de la fracción I, del artículo 18 de la LFPIORPI donde menciona que las empresas que realicen Actividades Vulnerables deben “Identificar a los clientes y usuarios con quienes realicen las propias Actividades sujetas a supervisión y verificar su identidad basándose en credenciales o documentación oficial, así como recabar copia de la documentación”. Mencionando esto y para cumplir tal y como lo solicita la autoridad, se tiene contemplado la manera y forma de identificación en el artículo 12 y anexos de las Reglas de Carácter General (RCG) que incluye siete fracciones con diferentes tipos de personalidades jurídicas a identificar considerando información y documentos para cada una de ellas. Estas personalidades pueden ser; persona física o persona moral, nacional o extranjera, de derecho público, embajadas, consulados u organismos internacionales, entre otras.
Por tal motivo y retomando las bases que hay sobre la Identificación del cliente y/o usuario se puede delimitar algunas características que se deben de incluir en los expedientes por dos formas como las siguientes:
Datos Asentados:
- Nombre o razón social completo.
- Domicilio.
- Nacionalidad.
- Datos de contacto (teléfono y correo).
- Número federal de contribuyentes o correlativo.
- Datos del representante legal (en caso de ser aplicable).
Documentos Soporte:
- Identificación oficial.
- Comprobante de domicilio válido.
- Acta de nacimiento.
- Documentos protocolizados.
- CURP (en caso de ser aplicable).
- Cédula de identificación fiscal.
- Constancia de cuestionamiento de la existencia de dueño beneficiario o en caso de ser aplicable documento de identificación del mismo.
Asimismo, a estos requisitos se debe de añadir ciertos procesos para validar que la información y documentación recabada es auténtica. Puesto que el objetivo es conocer a nuestro Cliente y/o Usuario, y por ello, se debe confirmar que la persona con la que se realizará alguna venta o prestación de servicios sea confirmada por ciertos lineamientos, por ejemplo; en la venta de un bien inmueble se debe de identificar al cliente que va a realizar la compra para tener certeza de que toda su información y documentación está en orden. Esto es así, porque una identificación no basta solo con solicitar y recabar documentación sino también hay ciertos detalles a corroborar para deslindar al Cliente y/o Usuario por algún tipo de riesgo, esto enfocado porque dentro de la identificación también existen ciertas listas “negras” donde se tiene que confirmar que la persona a identificar no se encuentre en alguna de ellas, por ejemplo: las listas Office of Foreign Assets Control (OFAC) , lista negra del SAT del 69B (Empresas factureras), lista negra de la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF), entre otras.
Este procedimiento es implementado por la UIF porque está misma autoridad podrá considerar listas nacionales, así como de organismos internacionales o autoridades de otros países para cumplir su objetivo de investigar delitos relacionados con recursos de procedencia ilícita o el financiamiento al terrorismo, los cuales están publicados en articulo 38 de las RCG.
Por tal motivo la identificación ha tenido evoluciones hoy en día, ya que existen plataformas que ayudan a realizar estos procesos de formas más sencillas, donde con solo colocar la información y cargar los documentos, pueden validar rápidamente que la información esté completa y aprobada ante todas estas características que nos solicita la autoridad. No obstante, la única desventaja es que para las empresas que son consideradas Actividades Vulnerables todavía existe una resistencia a integrar este tipo de procesos a su operación por ser considerados un gasto adicional, lo que hace que empresas de un tamaño más grandes o entidades financieras sean las que ocupan estos tipos de sistemas.
A pesar de eso las empresas que pretenden tener sus expedientes completos de sus Clientes y/o Usuarios utilizando sus propios recursos pueden tomar en cuenta estos puntos de ayuda:
- Elaborar formatos internos de identificación del Cliente y/o Usuario: Conforme con la información que solicita la autoridad será más sencillo y rápido recabar o solicitar todo, ya sea para la persona que tiene que realizar esta identificación o para la persona que tiene que brindar la información.
- Listado de requisitos de información necesaria para la identificación: Esta servirá como guía para confirmar que de los datos recabados se pueda marcar qué documentos ya se cuentan o cuáles se deben de solicitar.
- Validaciones a considerar para la identificación: Para acreditar que se consultan ciertas listas puede ser de ayuda hacer un checklist para marcar en cuales se deben de contemplar, cuales se han realizado, y así, poder tener comprobación de las mismas.
- Formato de actualización: Con el cual, en casos de tener identificaciones realizadas con tiempo, poder colocar cada cuando se ha realizado, validado, y en su caso, actualizar la información con la que se cuenta.
De tal manera que, si todas las empresas agregaran estos expedientes en su operación, los procesos de control interno cada vez serían más sencillos y con menos limitaciones. Sin embargo, se puede plantear que tarde o temprano todos deben tenerlos preparados, puesto que, en caso de no contar con esta identificación como lo solicita la autoridad para las empresas que están obligadas podrían ser acreedoras a multas de hasta por 2,000 UMAS conforme el artículo 53 de la LFPIORPI.
En conclusión, por eso las empresas consideradas como Actividades Vulnerables que tienen la obligación de identificar a sus clientes y/o usuarios deben de conocer todo lo relacionado con la identificación las personas físicas y morales con las cuales se pretende iniciar cualquier tipo de relación comercial y además cumplir con las diversas obligaciones que solicita la autoridad, y así, buscar una manera sencilla de implementarlo sin que esto les afecte en la carga de trabajo, recursos o tiempo, y esperando que sea un tema considerado a tiempo para evitar multas o algún otro tema que les pueda afectar en su operación en materia de PLD.
Ana Karen Huerta Galaviz
Contadora Pública con amplia experiencia en contabilidad general, fiscal, nóminas y tesorería. Actualmente ejerce como especialista en materia de Prevención de Lavado de Dinero.